Les institutions de conservation partenaires dans le Portail des archives de la Beauce acquièrent des documents et autre matériel témoignant de tous les aspects de l’histoire de la Beauce. Ceci peut parfois inclure du matériel documentant une violence et des injustices, des attitudes et comportements offensants ou préjudiciables du passé ou du présent, ainsi que des documents sensibles sur le plan personnel ou culturel.
Le personnel décrit ce matériel afin de permettre son accessibilité au public, tout cela en respectant la dignité humaine, en répondant aux besoins individuels et collectifs et également en respectant la loi. De plus, il nous semble important des aspects pénibles de l’histoire de la Beauce soient documentés, accessibles et connus afin que les personnes morales et physique en étant responsables puissent être redevables de leurs actions.
Pratiques descriptives
Les institutions membres du Portail des archives de la Beauce partagent toutes une volonté d'améliorer leurs standards de description afin d'assurer une meilleure exactitude, tout en évitant d'offenser ou de causer inutilement préjudice. La description archivistique nécessite d'utiliser le langage des créateurs des documents ou des propriétaires de la collection afin de refléter le contexte des documents et d'éviter d'embellir l'histoire en faisant abstraction d'attitude ou de visions du monde qui ne sont plus acceptées aujourd'hui.
Généralement, un titre écrit sans crochets reflète celui fourni par le créateur d’un document. La présence de sections balisées par des crochet fait référence à des éléments fournis, modifiés ou estimés par un membre du personnel (dates, titres, etc). Il est possible aussi qu'il ait été jugé nécessaire de supprimer des termes offensants; de tels cas seront encadré par des crochets et seront détaillés dans une remarque.
Plusieurs descriptions disponibles sur le portail ont été créées sur plusieurs décennies et peuvent donc conséquemment contenir des termes aujourd'hui considérés comme désuets ou même préjudiciables. Les membres du personnels des institutions partenaires du portail sont déterminés à fournir un maximum de contexte à ces descriptions et, si nécessaire, à les actualiser afin que le langage utilisé reflète mieux les standards d'aujourd'hui.
Malgré le fait que les membres du personnel aspirent toujours à décrire le matériel avec un maximum de neutralité et d'exactitude, leur travail est inévitablement affecté par certains biais provenant de leur éducation, leurs expériences, leur conception du monde, leurs valeurs et leur identité. En effet, il demeure qu'il est impossible d'atteindre une parfaite neutralité et objectivité dans une activité qui repose nécessairement sur une interprétation du passé.
Dans le but de maximiser la qualité du travail de description des documents, le personnel des institutions de conservation partenaires dans le Portail des archives de la Beauce demeurent toujours ouvert aux suggestions de modification. Pour rapporter une erreur ou suggérer un ajout ou une correction, nous vous invitons à cliquer ici.
Cette déclaration a été adaptée de celle des Archives publiques de l'Ontario.