L'organisation des fonds et collection a une structure hérarchique qui peut inclure un nombre variable de niveaux selon le contenu ou la masse documentaire.
Du niveau le plus général au plus spécifique, les niveaux sont :
- Fonds ou Collection
- Série
- Sous-série
- Dossier
- Pièce
- Pièce
- Dossier
- Sous-série
- Série
Des niveaux intermédiaires tels le sous-fonds ou la sous-sous-série peuvent être inclus à l'occasion.
NOTE : Les niveaux du fonds d'archives et de la collection sont au sommet de la hiérarchie et englobent les documents dans leur ensemble. La distinction entre un fonds d'archives et une collection est la suivante. Le fonds d'archives rassemble l'ensemble des documents créé par un son producteur alors que la collection est plutôt un ensemble de documents qui a été amassé par une personne n'étant pas leur producteur.